株主名簿とは、企業の株式の現在の所有者を追跡する公式の法的記録です。これは、現在のすべての株主、その住所、および保有する株式数を特定するための基本的な企業文書です。米国では「株主リスト（shareholder list）」と呼ばれることも多いですが、この名簿は正確な所有権データを維持するために多くの法域で義務付けられています。
この文書は、発行済みの全株式の状況を継続的に更新し、現在の所有権を反映させる役割を果たします。基本的な連絡先に加え、名簿には株式の取得価格、株主の職業、株式の譲渡に関する特定の制限などの詳細が含まれる場合があります。これは、株主の権利を証明し、企業が規制上の義務を遵守していることを保証するための権威ある情報源となります。
実務上、企業はこの名簿を配当金の支払い、議決権行使書（プロキシ）の郵送、税務報告の管理といった不可欠な事務作業に使用します。例えば、企業が定時株主総会を準備する際、誰が議決権を行使できるかを判断するためにこの名簿を参照します。正確で透明性の高い記録を維持することで、企業はすべての企業活動や連絡が正しい法的所有者に対して確実に行われるようにしています。