立替経費とは、従業員が業務遂行のために一時的に自己資金で支払い、後日会社から精算される費用を指します。これらの費用は、一般的に職務を遂行する上で通常かつ必要不可欠なものとみなされます。会社が払い戻しを行わない場合、従業員はこれらの費用を税務上の控除対象として申告できる場合があります。
精算を受けるためには、従業員は通常、会社の規定に従い、支出を記録し、購入証明を提示する必要があります。これには多くの場合、領収書や詳細な記録を経理部門に提出することが含まれます。一般的な例としては、紙やインクなどの事務用品の購入、出張関連費用、リモートワーク時のインターネット料金の負担などが挙げられます。
例えば、営業担当者が顧客訪問のために自家用車を使用した場合、ガソリン代や走行距離に応じた車両の損耗分は、多くの場合、精算の対象となります。従業員はこれらの費用を記録し、雇用主に書類を提出します。承認されると、会社がその費用を負担し、会社側はこれを正当な事業経費として損金算入することができます。