プラン管理者とは、退職金基金や年金制度の監督および管理を任された個人または法人を指します。その主な責務は、プランの加入者および受給者の利益を最優先に行動し、基金が確立された規則および規制要件に従って運営されることを保証することです。プラン管理者は、スポンサー企業（雇用主）の利益よりもプラン加入者のニーズを優先させるという受託者責任を負っています。
実務において、管理者は基金の日々の運営を担い、これには拠出金の徴収や適格加入者への給付金の分配が含まれます。管理者は、資金がプランの掲げる目標に沿って運用されるよう監督する責任を負いますが、通常、具体的な投資判断を自ら行うことはありません。また、政府の税務当局との連絡窓口としても機能し、登録プラン口座を管理することで、正確な報告とコンプライアンスの遵守を確実にします。
例えば、企業が従業員の年金基金を管理するためにプラン管理者を任命する場合があります。この管理者は、拠出金の入金を追跡し、退職者への支払いが正確に行われていることを確認し、登録プラン管理者アカウントのようなデジタルポータルを使用して税務当局とやり取りを行います。これらの記録を保持し、管理業務を監督することで、プランがすべての関係者にとって機能的かつ透明性の高い状態に保たれるようにします。