役員証明書（Incumbency Certificate）とは、事業体の現職の取締役、役員、および特定の主要株主を特定する公式の法人文書です。これは、会社を代表して行動する個人が法的に権限を与えられていることを保証するため、社内で権限を持つ個人の身元と役職を証明する正式な記録として機能します。
この文書は、銀行や法人が会社の経営陣の正当性を確認するための検証ツールとして機能します。企業が重要な取引を開始したり、新しい銀行口座を申請したりする際、金融機関は、誰が会社を拘束する契約を締結する法的権限を持っているかを判断するために、この証明書を要求する場合があります。
例えば、企業が政府の補助金を申請したり、重要なパートナーシップを締結したりする場合、弁護士や金融機関は署名権限者の権限を検証するために役員証明書を要求することがあります。この文書自体に有効期限はありませんが、情報が最新かつ正確であることを保証するため、発行から3ヶ月以内のものを提出するのが一般的です。